La réforme de la loi sur les ASBL, AISBL et fondations a profondément modifié les obligations comptables de ces personnes morales [1] .  A l'inverse de la plupart des sociétés commerciales (SPRL, SPRLU, SA, SC et SCA), obligées de tenir une comptabilité en partie double quel que soit leur niveau d'activité, les associations connaissent des traitement divers. Les unes devront tenir une comptabilité simplifiée, les autres une comptabilité en partie double et déposer leurs comptes à la Banque Nationale quand d'autres encore devront faire appel à un réviseur d'entreprises.  A ce titre, la situation des association est comparable à celle des indépendants personnes physiques ou encore aux sociétés en commandite simple (SCS) et en commandite par actions (SCA) qui, selon les cas, pourront se contenter d'une comptabilité simplifiée mais dans d'autres cas, devront mettre en œuvre une comptabilité complète.

 

Ainsi, les ASBL (de même que les  AISBL et les fondations), seront attentives à certains critères [2] ,  (total bilantaire, total des recettes et nombre de travailleurs équivalent temps plein) qui, s'ils sont rencontrés, les qualifieront en  « petites ASBL », « grandes ASBL » et... « très grandes ASBL ».  Les petites ASBL [3] pourront tenir une comptabilité simplifiée mais elles pourront choisir la comptabilité complète.  Doit-on regretter cette complexité ?  Selon moi, non.  Le législateur a tenu compte des spécificités d'un secteur où de très petites structures, relevant du pur bénévolat, côtoient des associations de très grandes tailles qui peuvent compter plus de mille travailleurs et brasser des budgets très importants.

 

Cependant, des critères quantifiables créent inévitablement des situations insatisfaisantes.  Faut-il alors  suivre aveuglément la législation ou doit-on tenir compte d'autres aspects pour décider du système comptable à appliquer dans une petite ASBL ?  La législation répond partiellement à cette question.  L'AR du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée des associations stipule, en son article 1er « La comptabilité doit être appropriée à la nature et à l'étendue des activités de l'association ».  Il faudra donc dépasser le cadre strict des planchers chiffrés et mettre en place une comptabilité en partie double sur base d'autres critères, qu'il appartiendra aux gestionnaires d'évaluer. 

 

Au delà de ces dispositions légales, se cantonner aux critères chiffrés établis par la loi reviendrait à nier l'utilité de la comptabilité dans la gestion quotidienne de l'association.  Que veut savoir un gestionnaire ?  La rentabilité ?   C'est en effet le premier point qui vient à l'esprit mais n'est-il pas également utile de connaître les dettes et les créances ?  Bien sûr que si.  De simples montants sont-ils suffisant ?  Ne serait-il pas plus opportun d'en percevoir les détails : quels types de dettes et créances, pour quelle durée, envers qui ?  Seul un outil qui donne une situation précise de la santé financière de l'association à quelque moment que ce soit  peut rassurer les gestionnaires (ainsi que les membres et les travailleurs) et leur permettre de prendre les décisions adéquates.

 

 

Est-ce possible avec une comptabilité simplifiée ?

 

Je ferai une réponse de normand : oui et non.  L'A.R du 26 juin 2003 a fixé des règles comptables  minimales. Il précise qu'une association peut en faire plus, et, toujours en vertu de son article 1er déjà évoqué, il ouvre la porte à l'obligation d'en faire plus. Ainsi, au minimum, une association tiendra un tableau dans lequel elle retranscrira ses recettes (ce qui rentre effectivement dans les caisses et les comptes bancaires) et ses dépenses (ce qui sort effectivement de ses caisses et de ses comptes bancaires).  Cette méthode est pour le moins bizarre : une facture d'achat impayée n'est donc pas une dépense et un subside non reçu parce que versé en retard par un pouvoir public n'est donc pas une recette ! Impossible avec un tel système d'avoir une vision réelle de sa rentabilité. Cette pratique ne permet pas plus d'encoder les dettes et les créances.  La comptabilité simplifiée aboutit donc à des conclusions bien peu fiables et pour le moins incomplètes.  Le gestionnaire pourra-t-il s'en contenter ?  Non ! En effet, la loi stipule qu'il devra montrer, à la fin de l'exercice social,  un « tableau patrimonial » qui reprendra les avoirs : les immobilisations, les créances, les stocks, les placements à court terme, les avoirs bancaires et les caisses d'une part et les dettes d'autre part.  Il sera complété par les droits et les engagements ainsi que par des annexes dans lesquelles il  précisera ses règles d'évaluation.  Malheureusement, l'application stricte des règles d'encodage de la comptabilité simplifiée ne permet pas de produire ces documents.  Il faudra donc que le gestionnaire complexifie l'encodage (dans un tableur par exemple) ou retourne dans l'ensemble de ses documents comptables en fin d'année pour établir un inventaire précis des postes précités ou invente toute autre « technique » qui puisse l'aider.  Comme il semble également logique que la comptabilité est un outil de pilotage qui doit fournir des informations fiables tout au long de l'année et pas simplement une fois par an. Cela veut dire qu'avec une comptabilité simplifiée, chaque fois que l'on aura besoin d'une information complète (rentabilité, dettes, créances, trésorerie)  on aura un travail fastidieux à réaliser ou alors, on aura complexifié le système d'encodage.

 

Les  gestionnaires d'une petite ASBL sont donc devant un problème de choix : quelle comptabilité mettre en œuvre en fonction des besoins ? Parfois, des décrets ou des ordonnances  viendront à leur secours : des pouvoirs subsidiants, notamment la Région Wallonne dans le cas des postes APE [4] , obligent l'ASBL à tenir une comptabilité en partie double.  Certains le regrettent. Pourquoi, pour un seul travailleur, éventuellement à temps partiel, mettre en place une comptabilité aussi complexe que la double ?  Pourtant, il y a là une piste à suivre.  Un poste APE implique  des mouvements bancaires, des charges salariales, des produits en conséquence des subsides, des dettes fiscales, salariales et sociales, une provision au pécule de vacances, une créance vers le pouvoir subsidiant au moins une fois l'an à la clôture et éventuellement des avances au travailleur.  Voilà donc un grand nombre de postes qui pour la plupart n'apparaissent pas clairement dans une comptabilité simplifiée.  D'autres législations ont également tenu compte de  l'importance d'un système comptable double.  C'est, par exemple, le cas des centres culturels qui, depuis bien avant la réforme de la loi sur les ASBL, sont soumis à un système comptable en partie double, sans que soit pris en compte le nombre de travailleurs ou un quelconque total bilantaire.

 

Les  responsables d'une petite association devront donc se poser la question de la complexité de leur activité.     Ils se demanderont si la vie de l'association entraine  des dettes et des créances de genres différents, de durées diverses, des sources de subsides multiples, si des clients paieront avec des délais et s'ils ont fréquemment besoin d'informations comptables pour gérer leur association.   Peut-être craindront-t-ils la complexité de la comptabilité en partie double.  Cette technique peut sembler un peu « ésotérique » mais elle n'est pas impossible à maitriser, des comptables extérieurs existent ainsi que des formations abordables. S'ils craignent de passer trop de temps à encoder, qu'ils sachent que la comptabilité simplifiée ne leur...simplifiera pas obligatoirement la vie et qu'elle risque d'occasionner une importante perte de temps chaque fois qu'ils voudront connaitre la situation de l'association.  S'ils franchissent le pas, le conseil d'administration dira clairement qu'il opte pour la comptabilité en partie double. Il en exposera les motifs et, une fois ce choix établi, il sera tenu de respecter totalement les obligations de la comptabilité en partie double (à l'exception du dépôt des comptes annuels à la Banque Nationale) et cela, pendant un minimum de trois ans [5] .  Et...les coûts ?  Il est clair que la comptabilité en partie double demande impérativement un logiciel dédié qui peut coûter assez cher et qu'il faudra peut-être sous-traiter tout ou partie de l'encodage comptable.  Je vous conseille d'acheter des logiciels connus et donc de rester auprès des grandes marques du marché. La bonne gestion de votre association vaut bien un investissement aux alentours des 500 €...amortissables.

 

Quand ils auront goûté et compris la comptabilité en partie double, les responsables de l'association souhaiteront sans doute y adjoindre la comptabilité analytique mais cela, c'est encore une autre histoire.

 

 

Eric VERMEERSCH

Décembre 2009.

 

 

Bibliographie

« La législation comptable », Stéphane MERCIER, Edi.Pro. 2007.

« Les comptes annuels des associations » Sous la direction de Baudouin THEUNISSEN. Syneco ASBL. Edi.Pro. 2007.

« La comptabilité des grandes ASBL »  Fernand MAILLARD. Edi.Pro. 2007.

« Le nouveau régime comptable des grandes et très grandes associations » SPF Justice           http://www.just.fgov.be/cgi_justice/publications/show_pdf.pl?id=67

« Le nouveau régime comptable des petites associations » SPF Justice

http://www.just.fgov.be/cgi_justice/publications/show_pdf.pl?id=69

« Aide pour la Promotion de l'emploi – secteur non marchand ». Forem Conseil et Df&Ls. 2008.

 

 


[1] Loi du 27 juin 1921 modifiée par la loi du 2 mai 2002, sur les ASBL, AISBL et fondations; A.R du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée de certaines associations sans but lucratif, fondations et associations internationales sans but lucratif; A.R du 19 décembre 2003 relatif aux obligations comptables et à la publicité des comptes annuels de certaines associations sans but lucratif, fondations et associations internationales sans but lucratif.

[2] Le nouveau régime comptable des grandes et très grandes associations, p 8, http://www.just.fgov.be/cgi_justice/publications/show_pdf.pl?id=67 le 15.12.2009

[3] Une petite ASBL sera celle qui  ne  dépasse pas plus d'un des critères suivants : 5 travailleurs équivalent temps plein, total bilantaire de 1.000.000 € et total des recettes (autres que les recettes exceptionnelles) de 250.000 €.

[4] Aide pour la Promotion de l'emploi – secteur non marchand. Forem Conseil et Df&Ls.  27.1.2008.

[5] A.R du 26 juin 2003 – article 15.