J’ai récemment été promu. Voici déjà quelques années que je suis employé administratif au sein de mon association.  Rien de trop compliqué.  Deux ou trois subsides, 5 travailleurs, un CA sympa.  Mon boss, pardon, mon coordinateur, débarque un matin et me dit que je vais devenir le comptable de la boite et que pour cela, pas de panique, il m’achète un logiciel comptable.

Je suis plutôt bon public.  Je me dis, chouette, je vais faire autre chose et en plus, avec  l’informatique.  C’est un peu mon dada et un logiciel en plus à mon tableau de chasse, pourquoi pas ? Je reviens cependant brièvement à la réalité : je ne suis pas comptable, je n’ai jamais suivi une heure de cours de compta, ou alors il y a 20 ans et franchement, je n’avais pas compris grand-chose.  Que faire ?  Soyons positif ! J’ai progressé, je vais me débrouiller et puis, pour une petite association comme la nôtre, cette compta ne doit pas être la mer à boire.

Le lundi qui suit, je suis comblé et je peux installer la bête.  Un jeu d’enfant ! Je rentre dans le programme, je me prépare à créer mon dossier et je vois, un peu par hasard, un tout petit icône, en gris sur fond gris, représentant une lampe d’Aladin.  Curieux, je clique.  BLITTTZZZZZZ, mon écran devient mauve et or et un bon génie  apparaît.

« Salut l’encodeur veinard.  Fait un vœu, un, un seul, parmi les deux vœux suivants : soit je te rembourse le logiciel, soit je reste à tes côtés et je t’assiste lors de l’encodage »

Naturellement, je me dis un petit remboursement est toujours bon à prendre. Que faire ?  Allez, hop, va pour le coup de main, de toute façon, ce n’est pas moi qui paie

« Bonne résolution l’ami, tu vas voir, je suis top nickel avec la compta.  Allez, attaque.  Par quoi veux-tu commencer ? ».

J’essaierais bien d’encoder les achats.  Je vais où ?

« Ouvre le journal des achats, cela semble évident non ? Tu n’as jamais encodé ? »

Non

« Cela promet ».

J’ouvre le journal et je reste un peu perplexe.  N°, période, date, date d’échéance, nom du fournisseur, montant, des lignes, d’autres montants à mettre, code, D, C, solde, à imputer ?????????  En voilà un charabia.  Cela devrait pourtant être simple.

« Oui mais, encodeur perplexe, que veux-tu, une compta simplifiée ou une compta double ? »

Double ?  Et puis quoi encore.  J’ai autre chose à faire qu’une double.

« Ok, tu veux une simplifiée.  Alors, il va te falloir acheter un autre logiciel car moi, je ne fais que la double ».

…………

« Tu boudes ? »

J’hésite, je vais dire au coordinateur qu’il s’est trompé dans son achat.
« Tu vas peut-être un peu vite et il ne s’est sans doute pas trompé.  Commençons par les choses simples.  Est-vous obligé d’avoir une compta double. »

J’en sais rien moi !

« Comme je connais déjà la situation de ton association, il me semble que non.  Mais j’y pense,  ne serais-tu pas APE ? »

On ne peut rien te cacher

« Alors, votre pouvoir subsidiant vous impose également de tenir une comptabilité en partie double »

« Allez, on encode ! La bonne période, la date, le fournisseur, tu dois créer sa fiche, oui oui, une pour chaque fournisseur.  Tu as 256 fournisseurs ?  Et bien, cela fera 256 fiches.  C’est du boulot ?  Mais tu as de la chance que je sois là.  On continue, Le montant total de la facture, en haut à droite.  C’est ce que tu dois à ton fournisseur.

Mais je ne lui dois rien du tout, c’est payé !!!!!

« Et zut, il a fallu que je tombe sur le béotien des béotiens de la compta.  On s’en tape qu’elle soit payée, cela tu le verras quand tu encoderas l’extrait de compte ou ton livre de caisse, pour l’instant, tu la dois.  Tu ne comprends rien, ce n’est pas grave, on avance.  On continue.  Alors, l’ordinateur que tu as acheté, il va dans quel compte ?

Un compte ????

« C’est quoi pour ton ASBL cet achat.  Un actif, un passif, une charge, un produit ».

Tu ne peux pas me parler normalement.  J’ai l’impression d’être à Bagdad en 650 ! Je ne comprends rien à tous tes trucs.  Je dirais une charge ?!?

« C’est….raté.  Ton ordinateur, tu vas le garder plusieurs années.  C’est un actif et il faudra l’amortir, d’habitude en trois ans pour le matériel informatique mais cela est écrit dans vos règles d’évaluation. Tu peux me les montrer ?  »

Pffffff ! Nous n’en avons pas, jamais vu en tous cas.

« Il faudra les faire, par écrit, approuvées par le CA.  C’est absolument obligatoire. On continue.  Allez, un actif, pour tout te dire, c’est un compte 231000.  Inutile de te demander si c’est au débit ou au crédit ».

« Si si, ça je sais.  Cela augmente, donc c’est un crédit, comme quand mon compte bancaire augmente.  C’est bien hein ! »

« Caramba, encore trop à gauche !  Quand ton compte en banque augmente, c’est un débit, c’est ton banquier qui te parle de crédit car il parle pour lui, dont le compte diminue ».

« Pf………………… »

« Allez, je sui bon calife, pardon, bon prince, je vais encoder le reste à ta place pour avancer tout en expliquant ».

« C’est sympa mais il me vient une idée.  Comme nous ne sommes pas, par la loi sur les ASBL, obligés de faire une compta double, ne pourrait-on pas prendre quelques libertés avec le droit comptable et simplifier la chose ? »

« Bien essayé mais dès qu’une ASBL fait une comptabilité en partie double, elle est obligée de suivre la législation à la lettre, même le schéma de la Banque Nationale lors du dépôt des comptes au Greffe du Tribunal de Commerce ».

« Tu vas m’aider longtemps ? »

« Je suis réveillé pour toujours, grâce à toi, je suis sorti des puces et des microprocesseurs.  Je te dois bien cela ? ».

Ce qui précède vous semble exagéré ?  A peine.  Cela fait maintenant 7 ans que nous mettons sur pieds des formations pour le personnel du secteur associatif afin de le former à la comptabilité.  Nous avons vu défiler des dizaines de personnes qui devaient encoder en n’ayant aucune idée de ce qu’était l’actif et le passif, de ce qui caractérise une charge, de la notion de long terme, même le mot créance pouvait être mal interprété par beaucoup.  Pour la plupart, le plan comptable minimum normalisé était un charabia incompréhensible. Le débit et le crédit relevaient également d’un mythe, opaque, que seuls quelques initiés pouvaient interpréter.  Pourquoi fallait-il amortir ?  Était-ce un choix ou une obligation ?  La plupart pourtant avaient un logiciel comptable, souvent performent, parmi les incontournables du marché belge.  Quasi tous également avaient un coordinateur qui comprenait qu’il « fallait faire une comptabilité en partie double » mais n’avaient pas trop d’idées de ce que c’était.  Ils avaient acheté un logiciel et débrouillez-vous.  Combien de fois n’avons-nous pas eu de personnes au téléphone qui nous demandaient des conseils en comptabilité.  A chaque fois, nous avons essayé de répondre en nous disant bien que la personne ne pourrait pas les mettre en œuvre par manque de connaissances.  Nous avons vu des gens qui nous disaient « j’ai besoin d’une formation, je ne comprends pas ce que je fais, mais mon patron ne veut pas ».

 

La comptabilité, c’est bien plus qu’un logiciel.

C’est avant tout du droit.  Une association, comme une société commerciale, est une personne morale.  Elle a donc une carte d’identité, (ses statuts) et un bulletin de santé, public, visible par tous les tiers qui le désirent ; ses comptes annuels.  Si vous devez publier votre bulletin de santé, il faut qu’il soit fiable sans quoi cela ne sert à rien. Il s’agit du principe de « l’image fidèle ».  Cela signifie que vous devez respecter des critères, imposés par des textes légaux, qui permettent de « tendre » vers cette image fidèle. Les comptes annuels, publics, sont donc l’image de votre association mais ils sont une synthèse.  Ils découlent de l’encodage, pièces par pièces, jours après jours, dans les différents journaux comptables.  Si vous vous trompez dans une quelconque étape, ces comptes sont donc…faux.  La législation comptable a également pour but de standardiser la comptabilité.  C’est l’objectif, notamment, des plans comptables qui sont en fait un code, partagé, imposé au plus grand nombre. Ainsi, les ASBL ont un plan comptable minimum normalisé qu’elles doivent, et non qu’elles peuvent, respecter (sauf dérogation dans le cas ou un pouvoir subsidiant impose sont propre plan comptable et que le CA détermine qu’il y a équivalence)

La comptabilité est aussi une technique.  L’utilisation du code du plan comptable, les notions d’actif, de passif, de charges, de produits, l’utilisation des journaux, le débit et le crédit des comptes, relève de connaissances techniques.  C’est la partie un peu ésotérique pour certains mais somme toute facile à apprendre passé la surprise du début.  Une fois que l’on a compris le mécano, tout va bien.

 

La comptabilité ne serait-elle qu’une obligation et une technique ?

Loin de là.  Elle est également un outil de gestion indispensable.  Une comptabilité qui ne serait pas fiable vous donnerait de fausses informations. Comment dans ce cas piloter une association ? Comment faire les bon choix pour demain, pour dans deux ans et plus tard encore.  Comment faire pour gérer sa trésorerie, connaître réellement sa rentabilité, connaître la structure de ses coûts, de ses produits, l’évolution des charges salariales, si la comptabilité est encodée en dépit du bon sens, sans règles précises, fiables, pérennes ?

Si la comptabilité est une obligation légale, celle de donner aux tiers votre bulletin de santé, de donner du patrimoine de votre association l’image la plus fidèle possible, elle est au moins autant utile, et il nous semble encore plus utile, pour le gestionnaire qui doit, jours après jours, faire les choix les plus opportuns pour lui, les associés, le conseil d’administration, les travailleurs et les usagers et qui doit gérer des milliers d’euros apportés par les pouvoirs publics.

Face à l’ampleur de la tâche, faut-il prendre obligatoirement un comptable professionnel, voir un expert comptable ?  Non bien entendu.  Dans de très nombreux cas, pour autant qu’un membre du personnel ait envie de se lancer dans la comptabilité, il peut apprendre, éventuellement par lui-même,  (ce qui est malgré tout assez peu probable), mais aussi par des formations dans des organismes spécialisés, comme nous le sommes au CESEP, ou par des cours du soir. Une bonne formation, suffisamment complète pour pouvoir encoder valablement, s’acquiert en une quinzaine de jours.  Est-ce suffisant pour gérer durablement la comptabilité d’une ASBL ?  Non.  Il nous semble opportun d’avoir un comptable de métier ou du moins très aguerris, qui exerce un contrôle périodique sur l’encodage et le respect des règles comptables en général.  Le membre du personnel qui s’est formé continuera d’ailleurs à apprendre quelques « trucs et astuces » en sa compagnie et deviendra de plus en plus autonome.

Pas encore convaincu ?  N’oublions pas que le non respect des règles comptables peut engendrer :
« La mise en liquidation de l’association en application de l’article 18 de la loi du 27 juin 192.
…Si la négligence ou le non respect de la loi en matière de comptabilité d’ASBL n’est pas directement sanctionné, on peut dire sans se tromper que le dirigeant (qui n’aurait pas agi en bon père de famille) pourrait être attaqué à titre privé par les tiers de l’association sur base des articles 1382, 1383 et 1384 du code civil »

 

 

L’article 17 de la loi de 1921 sur les ASBL détermine les conditions qui imposent la comptabilité en partie double aux associations

Article 28 du code des sociétés du 30/1/2001, applicable aux ASBL

Article 15 de l’arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée de certaines ASBL, AISBL et fondations.

Bilan, compte de résultats et annexes ainsi que l’éventuel bilan social

AR du 19 décembre 2003 relatif aux obligations comptables et à la publicité des comptes annuels de certaines associations sans but lucratif, associations internationales sans but lucratif et fondations.

Fernand MAILLARD « La comptabilité des grandes ASBL » Edi.pro, 2007, pp. 53 et.54