Entretien avec Annick MOREAU





Annick Moreau est coordinatrice administrative dans un centre de formation en insertion professionnelle à Bruxelles. Elle nous raconte, comment au-départ d'un rapport d'activités, après avoir suivi une formation en 2012, au Cesep, elle a transformé, avec sa directrice et ses collègues, les pratiques d'écriture au sein de leur association.

 

MD : Aux premiers jours de la formation, tu nous avais parlé de ton envie de poser un autre regard sur tes écrits professionnels pour pouvoir renouveler tes pratiques. En quoi cette formation t'a permis de le faire ? Un peu ? Beaucoup ? Et en quoi ça a provoqué du changement dans ton association ?
AM : Je suis coordinatrice administrative, les dossiers et les textes, c'est mon boulot, le cœur de mon travail. 
Lorsque la formation est arrivée, j'étais dans un moment de fatigue par rapport à mon travail. J'avais l'impression d'en avoir fait le tour, de ne plus voir comment sortir du travail de répétition sur base des exigences des pouvoirs subsidiants. Je les trouvais très lourdes.
Et donc, je voulais voir les choses autrement, me donner du peps. J'avais donc intérêt à me retrouver un petit kick et sortir des échéances à court terme pour redonner du sens à ce quotidien.

 

MD : Tu dis, je suis en charge de l'administration et de dossiers relativement lourds par des injonctions sur lesquelles je n'ai plus de prise, de recul. Qu'est-ce qui t'a permis de redevenir plus stratégique, plus visionnaire et moins au service de la réponse administrative ?
AM : La formation m'a permis de réfléchir à moyen terme et j'ai pu échanger là-dessus avec mes collègues. On a ensuite mis en place un travail plus collectif en partant de cette obligation de devoir faire 
une série de rapports d'activités. Ceux-ci sont récurrents, très lourds, demandent à tous beaucoup de travail et nous épuisent. Comment en faire un plus qui nous serve et que nous en ayons un retour plutôt que de le faire par obligation. Qu'aimerions-nous rajouter dans un canevas qui nous est imposé pour vraiment dire l'important de nos pratiques ? Qu'est-ce qui est le cœur de notre travail et que nous avons envie de partager ? Quels sont les éléments supplémentaires que nous voudrions ajouter ? Ou comment répondre autrement à ce qui nous est demandé ? 
Ce questionnement est arrivé au moment où nous avons reçu un nouveau canevas pour notre rapport d'activités. Ce rapport est un rapport conjoint Bruxelles-Formation, COCOF et Actiris. Ce canevas était pour finir assez léger. Il permettait de l'innovation. Je me suis donc lancée avec l'accord de ma direction.

 

MD : Comment as-tu travaillé avec ta directrice et tes collègues ?
AM : On a travaillé en deux étapes la première année, et nous avons encore avancé d'un pas pour le rapport 2013. Dans un premier temps, j'ai travaillé avec ma directrice. Nous avons repris le canevas et nous avons mis en évidence les informations qui nous étaient demandées et nous avons réfléchi à quelles formes leur donner. En gros, dans ce rapport, nous devons fournir une série d'informations quantitatives et statistiques, sur lesquelles il n'y a pas de marge de manœuvre, et des informations qualitatives sur les actions de formations et les actions liées à l'accompagnement social. 
L'accompagnement social, c'est tout ce qui est lié à l'accueil, la sélection, au suivi pendant la formation, la recherche et le suivi de stage, la recherche d'emploi. Nous devions donc mettre d'un côté ce qui relevait de cet accompagnement et de l'autre, de la formation.
On avait deux grandes questions pour chacun, quels sont les facteurs bloquants et quels sont les facteurs facilitateurs que vous avez rencontrés dans vos actions ?
Sur cette base, nous avons construit un tableau dans lequel nous avons mis une série d'items. Nous avions repris les sous-questions « obligatoires » et nous avons ajouté celles auxquelles nous trouvions important de répondre. Pour chacun de ces items, nous invitions nos collègues à identifier les facteurs facilitateurs et les facteurs bloquants. Nous avons aussi ajouté, sur ce même canevas de tableau, les questions relevant du rapport d'activité que nous devons réaliser pour le Fonds Social Européen.
Ensuite, pour la deuxième étape du travail, nous avons travaillé trois fois en réunion d'heure de midi avec les responsables de chaque filière de formation (l'électricité, la bureautique, l'Horeca et le sport). Nous avons repris chacun des items et nous en avons discuté. Qu'est-ce qu'on veut dire ? Que voulons-nous y mettre? L'item est-il pertinent ? On a aussi discuté de ce que chacun pouvait mettre, de ce qui manquait, de ce qui était en trop.

 

MD : Ça a donc permis à tes collègues de rentrer différemment des contenus puisque c'était eux qui alimentaient la construction.
AM : Avant c'était moi qui leur donnais ce qui était exigé par les pouvoirs subsidiants. 
Le fait d'avoir envisagé ensemble ces items et leurs indicateurs a permis à chacun d'écrire en rap-port à sa filière de formation tout en ayant déjà discuté d'une série de choses qui étaient communes, qui étaient transversales ou au contraire très différentes. Nous avons évoqué ce que chacun allait mettre dans son rapport alors que d'habitude c'est quelque chose que chacun fait tout seul.

 

MD : Et tes collègues ont apprécié ?
AM : Oui. Alors que les années précédentes, ils reprenaient à peu près les mêmes textes parce que c'est plus facile et que l'on ne réinvente pas la poudre chaque année, le fait de reposer les questions autrement, ça leur a permis de réfléchir autrement à ce qu'ils faisaient. Ce qui les a conduits à me donner d'autres textes. Ils ont aussi pris du recul. L'année passée, ils ont fait un très gros travail d'écriture. Cette année, nous avons finalement changé très peu de choses. C'était bien, nous avions renouvelé la forme et le contenu, nous avons réalisé un réel travail collectif.
La troisième étape a eu lieu cette année pour la réalisation du rapport 2013. Je n'ai plus travaillé uniquement avec les responsables de filières, qui ont d'habitude en charge la rédaction du rapport d'activités, mais directement avec le groupe emploi qui regroupe les quatre personnes qui s'occupent de la recherche de stages et d'emplois. Je leur ai amené le canevas avec les questions qui concernaient leur domaine. Sur deux réunions nous avons discuté de ce document de base, et ensemble nous l'avons complété et affiné. Ils ont donc aussi pu directement écrire dans le rapport d'activités ce que d'habitude, ils ne font pas. Jusqu'à présent c'était leurs responsables de formations qui leur demandaient de faire un petit topo et qui le reportaient dans le dossier. 
Le fait d'en discuter ensemble a amené des problématiques liées aux stages qui n'étaient jamais apparues avant dans les rapports d'activités et qui n'avaient jamais été discutées ensemble. 
Le fait de poser la question fait que certains se di-sent mais oui, moi j'ai aussi ce problème-là, comment peut-on en parler. 
Cette manière de travailler a donc amené deux choses. D'une part, alimenter le rapport d'activités ce qui était l'objectif de base et d'autre part, ame-ner des questions qu'ils ont eu envie de reposer dans leur groupe de travail. Ils ont donc alimenté leur propre travail de réflexion. Tous les quatre ont été super contents de travailler comme ça. 
Après ces deux séances de travail j'ai tout remis ensemble, je leur ai renvoyé l'écrit ainsi qu'aux responsables. Ceux-ci doivent valider le texte. Nous n'avons plus eu à réécrire sur tout ce volet-là. C'était vraiment une écriture collective. Si pour l'autre partie, nous avions mis ensemble les items, pour cette partie, nous avions vraiment écrit à plusieurs mains.

 

MD : Vous avez véritablement écrit à plusieurs ?
AM : Oui, j'avais mon pc durant les deux réunions. Nous avions tout le matériel pour réécrire le texte convenablement. Cette partie du rapport était terminée.

 

MD : Vous aviez la matière brute qui constituait une sorte de synthèse et toi, tu retravaillais la forme.
Donc, tu as travaillé avec des gens qui d'habitude te fournissaient de la matière, plutôt asservis à un canevas que vous ne requestionniez jamais. Sur base de ce canevas, vous avez réinterrogé ensemble ce qui était pertinent. Vous avez fait émerger ce qui d'ordinaire ne sort pas dans les rapports mais qui est à l'œuvre dans votre travail et qui sont tout autant des questions d'évaluations que des changements à opérer.

AM : Oui et il y a une problématique qui est sortie très fort de ce travail. Dans les différentes filières de formation, en dehors de la filière sport, tous étaient confrontés à un problème de discriminations à l'encontre de certains stagiaires pour l'obtention d'un stage. Ces discriminations se marquent de manières différentes et ne sont jamais clairement dites. En discuter nous a permis de mettre ce problème en évidence, nous l'avons donc écrit dans notre rapport d'activités car nous trouvons ça important et le groupe emploi a inscrit cette problématique à l'ordre du jour d'une réunion pour voir comment réagir à ce type de problème.

 

MD : Tout ça s'est passé facilement ? (perplexité)
AM : Oh oui. Chacun était content d'avoir quelque chose de nouveau et de plus vivant. Cette année pour la mise en place du rapport d'activités, ça a été très très vite. Nous avons gardé ce qui était bon, barré ce qui ne l'était plus et rajouté ce qui était nouveau. Un tableau permet d'aller à l'essentiel et le texte est beaucoup plus vivant et plus proche de la réalité que des grandes phrases pompeuses. J'ai aussi enlevé ce qui était récurrent, dans la routine en le signalant dans l'introduction du rapport d'activités et en invitant le lecteur à se référer au rapport de l'année précédente pour avoir plus de détails. Je n'ai eu aucune remarque des pouvoirs subsidiants. Nous avons beaucoup de formations, beaucoup de filières, beaucoup de stagiaires. Cette formule permettait d'avoir une lecture plus légère et de n'écrire que les choses essentielles qui avaient changé par rapport à l'année dernière.

 

MD : Ça voudrait dire que les pouvoirs subsidiants y voient aussi un intérêt. As-tu eu des retours ?
AM : Je n'ai eu aucun retour mais nous n'avons jamais de retour que lorqu'il manque de l'information. Quand c'est trop long, on ne lit plus, ça perd du sens. Tout ce qui se trouve dans notre demande de conventionnement et qu'on fait, je dis qu'on le fait. Si rien n'a changé par rapport à l'année précédente, c'est uniquement cité, pas détaillé. Pour le FSE, nous devons expliquer ce qui ne correspond pas à la demande. J'ai donc été dans la même logique. Ils ont un rapport très complet de l'année dernière et la demande qui clarifie nos projets. Le rapport de cette année peut donc relater des choses très différentes sans se répéter. Nous avons ainsi pu faire l'analyse des problématiques sociales rencontrées ce que nous ne faisions pas avant.

 

MD : Vous êtes du coup beaucoup plus sur le sens politique et sur les changements de terrain...
AM : Le cœur des formations est toujours le même, les programmes sont détaillés dans les demandes. C'est plus ce qui est autour, la manière dont ça se passe, les freins que nous rencontrons et les succès que nous remportons, que nous avons éclairés. Nous pouvons tout au moins le dire et si ce n'est pas noyé dans le reste, nous espérons que ce soit lu.

 

MD : Revenons à la formation. Tu pointais la prise de recul, réinterroger le sens des actions. Ça se retrouvait dans tes volontés de formation. Tu avais à la fois l'envie de pouvoir affiner les connaissances des pouvoirs subsidiants afin de pouvoir mieux répondre aux demandes mais aussi de pouvoir trouver des outils pour sortir des carcans existants des écrits et susciter le changement chez tes collègues. Au départ de ce positionnement, en quoi la formation t'a aidée ?
AM : La formation m'a donné des outils pour y arriver, un recul, une réflexion et avoir des exemples. Ça m'a permis de formaliser mon désir de changement. Le fait que ce soit formalisé m'a donné plus de confiance en moi, d'oser le proposer aux autres et d'oser aussi assumer le suivi. Nous avions vu comment mettre en place du changement, comment s'assurer que ça fonctionne bien, à quoi faire attention, les questions qu'on doit se poser avant, pendant, après pour être sûr que le changement soit bien compris. J'avais donc ces petits indicateurs en tête. J'ai pu mieux structurer ce que moi j'avais envie de mettre en place, ni de manière trop ambitieuse, ni insignifiante mais de façon à ce que ça ait du sens, le faire en étapes. Je suis contente de ces petites choses que nous avons pu faire évoluer dans la pratique.

 

MD : Que veux-tu dire par « faire évoluer dans la pratique » ?
AM : Dans la manière dont nous travaillons ensemble avec les responsables de filières pour la rédaction des rapports d'activités. Comme nous avons travaillé sur la structure du dossier, je leur demande du texte avec des phrases courtes. Je les remets en forme et le traduis dans le langage attendu. Parfois, je leur envoie un mail avec une demande de précision et en général dans les trois heures ou la journée, j'ai l'info qui me manque pour continuer à avancer. C'est beaucoup plus interactif comme façon de travailler.

 

MD : Tu as modifié le type d'écriture que vous aviez habituellement...
AM : Oui et c'est un processus et comme tout processus, rien n'est jamais terminé. Chaque année, nous faisons évoluer ce que nous avions mis en place les années précédentes.

 

MD : Qu'aurais-tu envie de partager pour terminer cet entretien ?
AM : … Silence … C'est important de prendre du recul par rapport à ce qu'on fait. Il faut s'obliger à prendre du temps pour le faire. Prendre du temps pour prendre du recul (rires). Pouvoir envi-sager de faire les choses autrement et obtenir l'adhé-sion des gens avec qui nous travaillons pour le faire. Travailler le changement ensemble.